Điều khoản dịch vụ

Tài liệu này ("Điều khoản") là thỏa thuận pháp lý giữa Vexim Trade JSC ("Vexim Trade", "chúng tôi") và bạn — cá nhân hoặc tổ chức ("Khách hàng", "bạn") — về việc sử dụng nền tảng Vexim Trade tại veximtrade.com, bao gồm trang quản trị https://veximtrade.com/admin và cổng khách hàng https://veximtrade.com/client (gọi chung là "Dịch vụ").

Bằng việc tạo tài khoản, đăng nhập, hoặc sử dụng bất kỳ phần nào của Dịch vụ, bạn xác nhận đã đọc, hiểu và đồng ý chịu ràng buộc bởi toàn bộ Điều khoản này cùng với Chính sách bảo mật và Chính sách cookie. Nếu bạn không đồng ý, vui lòng không sử dụng Dịch vụ.

Buyer

Doanh nghiệp nhập khẩu (thường tại Hoa Kỳ) mà Vexim Trade tiếp cận thay mặt bạn.

Lead

Buyer tiềm năng được Vexim Trade nghiên cứu và lưu trong hệ thống.

Opportunity

Cơ hội bán hàng cụ thể giữa Khách hàng và một Buyer, đi qua pipeline 10 trạng thái từ new đến won/lost.

Deal

Phần tài chính của Opportunity đã chốt — bao gồm PO, hóa đơn, B/L, SWIFT, giá vốn, giá bán và lợi nhuận.

Setup fee

Phí khởi tạo hợp đồng tính một lần khi Khách hàng được onboard.

Retainer

Phí giữ chỗ định kỳ hàng tháng theo billing plan của Khách hàng.

Success fee

Phần trăm lợi nhuận biên (profit_margin_usd) của Deal đã ship, được khấu trừ 50% Retainer đã trả trước (retainer credit).

FDA

U.S. Food and Drug Administration — cơ quan Hoa Kỳ quản lý 4 ngành Vexim Trade phục vụ: thực phẩm, thực phẩm chức năng (DSHEA), mỹ phẩm (MoCRA) và thiết bị y tế (510(k)).

SWIFT

Thông điệp chuyển tiền liên ngân hàng quốc tế xác nhận Buyer đã thanh toán USD.

Vexim Trade sử dụng mô hình phân quyền 7 vai trò (super_admin, admin, account_executive, lead_researcher, finance, staff, client). Khách hàng được cấp vai trò client và truy cập cổng /client thông qua link mời gửi qua email.

3.1 Trách nhiệm tài khoản

• Bạn chịu trách nhiệm bảo mật mật khẩu, thiết bị và mọi hoạt động phát sinh từ tài khoản của bạn.
• Bạn cam kết cung cấp thông tin doanh nghiệp chính xác (tên công ty, ngành, FDA Registration Number, người đại diện, email liên hệ).
• Mỗi tài khoản chỉ dành cho một cá nhân/tổ chức được uỷ quyền — không chia sẻ thông tin đăng nhập.
• Bạn phải thông báo cho chúng tôi ngay khi nghi ngờ tài khoản bị xâm phạm.

3.2 Người dùng nội bộ của Vexim Trade

Các vai trò admin shell của Vexim Trade chỉ truy cập dữ liệu của bạn ở mức cần thiết để cung cấp Dịch vụ. Đặc biệt: nhân viên nghiên cứu (lead_researcher) chỉ thấy thông tin buyer ở dạng đã che (mask PII), và account executive không có quyền sửa giá vốn (cost price) — đây là biện pháp tách biệt trách nhiệm (segregation of duties) bắt buộc.

Vexim Trade cung cấp các dịch vụ sau:

• Đăng ký và theo dõi tuân thủ FDA (Food Facility Registration, Cosmetic Listing MoCRA, DSHEA, 510(k)).
• Nghiên cứu, làm giàu dữ liệu (Apollo) và quản lý buyer Mỹ trong cơ sở dữ liệu của bạn.
• Soạn email outreach hỗ trợ AI (Vercel AI Gateway), gửi qua Resend và phân loại email phản hồi của buyer.
• Quản lý pipeline kanban 10 trạng thái cho Vexim Trade và 5 phase cho cổng khách hàng.
• Xác thực chuyển tiền SWIFT 2 bước (uploader ≠ verifier) và lưu trữ tài liệu PO/SWIFT/B/L trên Vercel Blob private storage.
• Phát hành hóa đơn Setup Fee, Retainer, Success Fee với mã VietQR (Napas 247) và link xem hóa đơn công khai bằng token.
• Báo cáo & analytics đa lớp (Overview, By client, Bottleneck, Lost analysis, Buyer performance).

5.1 Cấu trúc phí

Doanh thu Vexim Trade gồm 3 cấu phần được quy định trong "Billing Plan" của từng Khách hàng:

1. Setup fee — phí khởi tạo, thanh toán một lần khi onboard.
2. Monthly retainer — phí giữ chỗ hàng tháng, hệ thống tự động phát hành hóa đơn vào ngày anchor cố định.
3. Success fee — % của profit_margin_usd trên mỗi Deal đã ship, sau khi đã khấu trừ 50% retainer đã trả trước (retainer credit).

5.2 Phương thức thanh toán

Hóa đơn được gửi qua email kèm link công khai (token-protected). Phần thanh toán VND có mã VietQR theo chuẩn Napas 247 đến tài khoản pháp nhân Vexim Trade ghi trong cấu hình Finance Settings. Phần USD được chuyển về tài khoản ngân hàng tương ứng theo hướng dẫn ghi trên hóa đơn.

5.3 Hóa đơn quá hạn

Hóa đơn được đánh dấu "quá hạn" tự động sau ngày đến hạn thông qua cron job hằng ngày. Vexim Trade có quyền tạm ngưng dịch vụ với hóa đơn quá hạn trên 30 ngày sau khi đã gửi 2 thông báo nhắc.

5.4 Hủy & hoàn tiền

Setup fee và Retainer đã thanh toán không được hoàn lại. Success fee chỉ phát sinh khi Deal đã ship — nếu Deal bị huỷ hợp lệ trước khi ship, Success fee tương ứng không phát sinh.

Khách hàng chịu trách nhiệm đảm bảo sản phẩm tuân thủ tất cả quy định FDA và các luật liên quan của Hoa Kỳ. Vexim Trade hỗ trợ thu thập và theo dõi tài liệu tuân thủ (compliance_docs) nhưng không thay thế nghĩa vụ pháp lý của bạn.

Khách hàng cam kết:

• Cung cấp tài liệu chứng nhận, COA, video xưởng và các tài liệu khác theo yêu cầu của Vexim Trade và Buyer.
• Chỉ chào bán sản phẩm mà Khách hàng có quyền hợp pháp sản xuất, xuất khẩu và nhập vào Hoa Kỳ.
• Tự chịu trách nhiệm với mọi yêu cầu thu hồi (recall), khiếu nại an toàn sản phẩm hoặc tranh chấp với Buyer.

Mỗi Deal yêu cầu chuyển khoản SWIFT đều bắt buộc trải qua quy trình xác thực 2 bước (Segregation of Duties): người tải lên SWIFT (swift_uploaded_by) phải khác người xác minh (swift_verified_by). Ràng buộc này được áp dụng ở tầng cơ sở dữ liệu thông qua DB CHECK constraint, không thể bypass.

Vexim Trade không chịu trách nhiệm với thiệt hại phát sinh do Buyer không thanh toán, ngân hàng từ chối, hoặc lệnh trừng phạt quốc tế áp dụng lên giao dịch.

Bạn giữ toàn bộ quyền sở hữu đối với dữ liệu doanh nghiệp, sản phẩm, hợp đồng và tài liệu tuân thủ mà bạn tải lên. Vexim Trade có quyền sử dụng dữ liệu ở mức tối thiểu cần thiết để cung cấp Dịch vụ — chi tiết tại Chính sách bảo mật.

Khi chấm dứt hợp đồng, bạn có thể yêu cầu xuất dữ liệu (CSV) và xoá dữ liệu vĩnh viễn theo quy trình tại Chính sách bảo mật, mục "Quyền của bạn".

9.1 Vexim Trade

• Triển khai biện pháp bảo mật hợp lý (RLS, TLS, mã hoá tại nghỉ, phân quyền tối thiểu).
• Duy trì sao lưu định kỳ theo chính sách của Supabase.
• Thông báo bạn trong vòng 72 giờ kể từ khi phát hiện sự cố bảo mật ảnh hưởng đến dữ liệu của bạn.
• Cung cấp cron job hợp lệ và xử lý hóa đơn theo lịch định kỳ.

9.2 Khách hàng

• Không sử dụng Dịch vụ vào mục đích bất hợp pháp, gian lận, hay vi phạm quyền của bên thứ ba.
• Không thực hiện reverse engineering, scrape có chủ đích, hoặc thử phá vỡ giới hạn truy cập của hệ thống.
• Không tải lên virus, mã độc, dữ liệu trẻ em, dữ liệu y tế cá nhân (PHI) hay nội dung vi phạm bản quyền.
• Đảm bảo nội dung email outreach do AI tạo ra tuân thủ luật chống spam (CAN-SPAM Act, GDPR nếu áp dụng) và đã được bạn duyệt trước khi gửi.

Toàn bộ phần mềm, mã nguồn, thiết kế UI, logo Vexim Trade và tài liệu hướng dẫn thuộc quyền sở hữu của Vexim Trade JSC. Bạn được cấp giấy phép sử dụng phi độc quyền, không chuyển nhượng để truy cập Dịch vụ trong thời gian hợp đồng còn hiệu lực.

Phản hồi/đề xuất bạn gửi cho chúng tôi (feedback) có thể được Vexim Trade sử dụng tự do để cải tiến Dịch vụ mà không phát sinh nghĩa vụ thanh toán.

Vexim Trade có thể tạm ngưng hoặc chấm dứt tài khoản của bạn nếu phát hiện vi phạm nghiêm trọng Điều khoản, hóa đơn quá hạn không thanh toán, hoặc theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền. Bạn cũng có thể chấm dứt sử dụng Dịch vụ bất kỳ lúc nào bằng văn bản gửi tới hello@veximtrade.com.

Trong phạm vi pháp luật cho phép, tổng trách nhiệm tích lũy của Vexim Trade đối với mọi khiếu nại liên quan đến Dịch vụ được giới hạn ở khoản phí mà Khách hàng đã trả cho Vexim Bridge trong 12 tháng liền kề trước sự kiện phát sinh khiếu nại.

Vexim Trade không chịu trách nhiệm với thiệt hại gián tiếp, ngẫu nhiên, hệ quả hay mất lợi nhuận, kể cả khi đã được thông báo trước về khả năng phát sinh.

Điều khoản này được điều chỉnh và giải thích theo pháp luật Việt Nam. Mọi tranh chấp phát sinh trước hết được giải quyết bằng thương lượng thiện chí; nếu không đạt được thoả thuận, tranh chấp sẽ được đưa ra Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam (VIAC) tại Thành phố Hồ Chí Minh theo quy tắc tố tụng của VIAC.

Vexim Trade có thể cập nhật Điều khoản này khi cần. Mọi thay đổi quan trọng sẽ được thông báo qua email và/hoặc thông báo trong ứng dụng ít nhất 14 ngày trước khi có hiệu lực. Việc tiếp tục sử dụng Dịch vụ sau ngày hiệu lực được xem là chấp nhận phiên bản Điều khoản mới.

Vexim Trade JSC
Tòa The Wisteria Hinode, Khu đô thị Hinode Royal Park Kim Chung Di Trạch, Kim Chung, Hoài Đức, Hà Nội
Email: hello@veximtrade.com
Hỗ trợ: support@veximtrade.com